今回は、Googleスプレッドシートを活用する上で知っておくと便利な機能を3つ、紹介いたします。
簡単にできる基礎的な機能ばかりですので、是非試してみて下さい。

<読了目安:2分(作業時間別)>

目次
・コメント機能をチャットとして使う
・個別のフィルター設定
・変更履歴のバックアップ機能について
・まとめ

コメント機能をチャットとして使う

最初は、「コメント機能」についてです。
スプレッドシートでは、エクセル同様セルに「コメント」を付けることが可能です。
進捗状況や注意事項など同時編集している他のユーザとリアルタイムで連絡を取ることができ、
また、編集権限を持ったアカウントであれば、誰でもコメントに対して返信することが可能です。
更には、誰がコメントしたのかが表示されるため、会話の出来ない状況でも意思の疎通を図れます。

手順は、以下の画像を参考にしてください。

①コメントをつけたいセルを右クリックし、「コメントを挿入」をクリック。
zu_002

 

 

②コメントを入力して青い「コメント」ボタンをクリック。
返信したい場合は「返信する…」と書かれたボックスに内容入力をします。
zu_003

また、追加機能として、コメントボックスに半角の「+」を入力すると、メールアドレスが入力できるようになります。
ここで入力したアドレス宛に、通知メールが届くので、同時編集中ではないユーザに対しても、リアルタイムの情報共有が可能です。

 

個別のフィルター設定

スプレッドシートは同時編集・同時アクセスできる点が大きなメリットですが
ひとりがフィルタを使用し、表示データの絞り込みを行うと、同時編集中のユーザにもフィルタ表示が反映されてしまうため、
各々見たいデータが異なる場合には、フィルター機能は不向きでした。

しかし、以下の手順でフィルタの設定を行うことで、各々が自由に個人用のフィルタを操作することが可能になります。

①Google スプレッドシートの左上にある「データ」をクリック
②「フィルタ表示」にカーソルを合わせ、「新しいフィルタ表示を作成」クリック
zu_004

 

個人用のフィルタが反映されると、下図のように周囲が灰色になります。
また、追加機能として画面右上の「名前:フィルタ1」部分と、「範囲:A1:X644」部分は自由に変更できますので
自分の使いやすいようにカスタマイズして使用してください。

zu_004-2

 

変更履歴とバックアップ機能について

Google スプレッドシートでは、内容に変更がかかると履歴が自動保存されるので
Excelのように「名前をつけて保存」「上書き保存」をする必要がありません。
もちろん、自動保存された後も、Excel同様「戻るボタン」や「Ctrl+Z」で一つ前のアクションに戻すことが可能です。

更に、過去の変更履歴が全て保存されていて、例えば「昨日の夜19時の状態に戻したい」といったことも可能です。
変更履歴を確認したい場合は、以下の手順で行ってください。

①画面上部の「変更内容を全てドライブに保存しました」
もしくは「最終保存00:00(日時)」となっている部分をクリック

zu_006

 

 

 

②画面右に、変更の履歴が表示されるので、該当の日時をクリック
zu_007

 

まとめ

いかがでしたか?
スプレッドシートを業務で活用するにあたり、上記のような便利機能を理解していると業務効率をさらに上げることができます。
この他にも、スプレッドシートにはまだまだ便利機能がありますので、随時、このコラムでご紹介いたします。

セレブリックスでは、スプレッドシートと関数を駆使することで、便利な帳票やデータベースを作成しております。
実際、営業アウトソーシングを行う部署でも活用し、業務の効率化、営業力強化に繋がっています。

営業に関わることや、クラウド化、Google Appsの導入支援のことであれば、
何なりとご相談いただければ幸いです。

・Google マップを活用して営業効率を倍増するサービス

bfimai <編集長:今井 晶也

 


2008年、全くの他業種から営業未経験でセレブリックスに入社。
営業のプレイヤーとして、最短表彰を記録するなど、華々しい成績を経て、社内ギネス記録の最年少プロジェクトマネージャーに就任。
現在は事業推進室の室長として、新規顧客開拓と社内外の研修講師を掛け持ち、社内のブレーンとして第一線で活躍し続けている。

 

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