過去3回に渡り、Gmailのノウハウについてお伝えさせて頂きました。

「Gmailのスレッド表示の解除方法」
http://salescompass.jp/info/column_18/
「Gmailのラベル機能でメールを整理」

http://salescompass.jp/info/column_19/
「Gmail」プレビュー機能で、さらに快適に

http://salescompass.jp/info/column_20/

苦手だな、と思っていた方も、だんだん、効率良くGmailを使えるようになって来たのではないでしょうか。
4回目となる今回は、更に仕事の効率を上げるためのワザ、
『定型文の登録方法』についてお伝え致します。

<読了3分>

目次
・定型文とは?
・定型文を登録する
・登録した定型文を使う
・登録済みの文章を編集する

定型文とは

 

定型文って何?という方はあまりいないと思いますが、念のため、ご説明致します。

例えば、
「お世話になっております。セレブリックスの今井でございます。」
「何卒、よろしくお願い致します。」 のように、毎回必ずメールに書くものや
問い合わせに対する返信メール」のように、毎度同じ文章を送るものなど、

メールを送る際に必ず使う「フォーマット」のようなものです。

この定型文を設定すると、当然ですが、文章を打つ分の時間が短縮され、
業務の効率化に繋がります。

では早速、その設定方法をご紹介致します。

 

定型文を登録する

① Gmailの画面左上の「作成」をクリックし、新規メッセージ(メール作成画面)を立ちあげる。
Gmail_teikei001

② 登録したい件名・文章を入力する。
Gmail_teikei002

③ 完成したら、メール作成画面右下の『▼』その他オプションをクリックし
「返信定型文」にカーソルを合わせる。
Gmail_teikei003

④ 開いたウィンドウの「返信定型文を作成」をクリックし、文章を保存。
Gmail_teikei004

 

 

 

登録した定型文を使う

① Gmailの画面左上の「作成」をクリックし、新規メッセージ(メール作成画面)を立ちあげる。
Gmail_teikei005

② メール作成画面右下の『▼』その他オプションをクリックし
「返信定型文」にカーソルを合わせる。Gmail_teikei006

③ 開いたウィンドウの「挿入」の中から、該当文章をクリック。
Gmail_teikei007

 

登録済みの文章を編集する

① 前項の「登録した定型文を使う」の手順で、編集したい文章を表示する。
Gmail_teikei008

 

② 内容を編集する
Gmail_teikei009

 

③ メール作成画面右下の『▼』その他オプションをクリックし
「返信定型文」にカーソルを合わせる。
Gmail_teikei010

 

④ 開いたウィンドウの「保存」の中から、①で選んだ文章をクリック。
Gmail_teikei011

 

⑤ すると、図のようなメッセージが表示されるので、「OK」をクリック
Gmail_teikei012

 

 

さいごに

今回は久々にGmailの便利機能をお伝えいたしました。

これまでに、Gメールの上手な使い方について、いくつかご紹介させて頂きましたが、いかがでしょうか?
Gmailのメリットに、好みのタイプにカスタマイズしやすいところがございます。
ぜひご自身の使いやすいメーラーにカスタマイズし、さらなる業務効率アップに繋げて頂けると幸いです。

bfimai <編集長:今井 晶也

 


2008年、全くの他業種から営業未経験でセレブリックスに入社。
営業のプレイヤーとして、最短表彰を記録するなど、華々しい成績を経て、社内ギネス記録の最年少プロジェクトマネージャーに就任。
現在は事業推進室の室長として、新規顧客開拓と社内外の研修講師を掛け持ち、社内のブレーンとして第一線で活躍し続けている。

 

■過去のGmailに関するコラムはこちら!■
『メールのリスト表示 http://salescompass.jp/info/column_18/
『ラベルの設定方法 http://salescompass.jp/info/column_19/
『プレビューウィンドウの表示 http://salescompass.jp/info/column_20/

 

■Google アップスを使った営業の仕組み構築支援を見る
■営業の効率化や仕組みに関連するご相談はコチラ
■他のコラムを読む

 

DLバナーbanner_140502

 

メルマガ会員募集中!!

セレブリックスでは、Google Apps™ のバージョンアップ情報や、最新トレンドなど、Google Apps™ に関する情報を、随時お届けしております。
メルマガ会員希望の方はこちらよりお申込お願い致します
※Google フォームが表示されます

メール